¿Cómo lograr un proyecto de implementación de ERP exitoso? Es un asunto de expectativas.

Hace algunos años leí un artículo titulado “No Crystal Ball for I.T.” (no hay una bola de cristal para T.I.) en la revista CIO. Desde entonces me refiero frecuentemente a este artículo cuando hablo con potenciales clientes porque encierra grandes verdades relacionadas con las dificultades e inconsistencias de las implementaciones de sistemas ERP. Estas conversaciones generalmente ayudan a crear las expectativas correctas sobre el proyecto que pretenden comenzar.

Los socios de negocios más exitosos de Microsoft Dynamics utilizan metodologías de implementación en las que han invertido años en busca de una “fórmula” que permita lograr que la ejecución de los proyectos de sistemas sea predecible y consistente. Microsoft, por su parte, tiene varios años impulsando la metodología Sure Step como parte imprescindible de la certificación de sus socios de negocios.

La realidad de las implementaciones de sistemas ERP es que son mucho menos predecibles y consistentes de lo que la mayoría de los clientes quisiera. Una buena metodología es un elemento necesario—ciertamente indispensable—para un proyecto exitoso, pero no es suficiente por sí solo. La experiencia del socio de negocios, la creatividad de sus consultores, la flexibilidad de los sistemas involucrados, y las expectativas del cliente, son elementos tan importantes y necesarios como una buena metodología de implementación.

En el artículo mencionado, se describen las quejas de un empresario quien cuestiona el por qué las implementaciones de sistemas no pueden ser parecidas a un proyecto de construir una planta de producción, para el cual se le dice cuánto va a costar, qué tiempo va a tomar, y exactamente cómo va a funcionar cuando esté lista. La implementación de un sistema ERP no es tan simple, y hay muchas razones para ello. Lo importante es saber qué esperar de estos proyectos, y cómo manejarlos más eficientemente para lograr el éxito.

La naturaleza intangible de los procesos de negocios y de los beneficios que ofrece un sistema de ERP, hacen que un proyecto de implementación de ERP sea un ente vivo y cambiante a lo largo de su desarrollo. Contrario a lo que ocurre en otros tipos de proyectos, los consultores de sistemas comúnmente se enfrentan a requerimientos claves que no pueden ser claramente definidos de antemano. En gran medida el sistema va tomando forma, e importantes decisiones se toman durante el desarrollo de la implementación.

Entonces, ¿Qué se requiere para lograr consistencia y garantizar un proyecto exitoso? Un proyecto de implementación de ERP debe manejarse en una forma diferente a otros tipos de proyectos más “concretos”. Entre otras cosas, los siguientes puntos son claves a considerar antes de comenzar su proyecto de ERP:
  • Resista la tentación de enfocar el proyecto como si fuera a construir una casa. Sepa que un proyecto de esta naturaleza es un proceso de aprendizaje de ambas partes para lograr metas comunes, y no hay una “receta” simple. Exija un plan de proyecto, por supuesto, pero acepte que debe ser un plan con una buena dosis de administración de cambios y flexibilidad en el desarrollo de los procesos.
    Busque lograr varias metas pequeñas y no una sola meta grande. Comience por los aspectos más fácilmente definibles del negocio. A medida que se van logrando las primeras metas, usted comenzará a ver resultados. Así, su consultor se irá ganado su confianza y usted se sentirá más seguro de hacia dónde va, y del nivel inversión necesario para llegar allá con éxito.
    El socio de negocios debe traer experiencia de muchos ambientes de negocios al proceso de implementación. Usted como cliente tiene conocimientos y percepciones de su negocio, pero sea abierto a nuevas ideas; puede sorprenderse de lo poderosas que algunas de ellas pueden ser para su negocio.
    En la medida de lo posible, busque adaptarse a los procesos establecidos por el producto seleccionado. Los flujos de procesos de sistemas de ERP modernos como Microsoft Dynamics GP están basados en mejores prácticas y generalmente ofrecen múltiples formas de manejar los procesos más críticos de negocios. Sáquele provecho a estos procesos naturales del producto. Mientras más pueda adaptarse, más simple, rápido y económico será el proceso de implementación. Evite caer en la idea de que su negocio es único y sus procesos exclusivos, aunque hayan particularidades de su industria en ellos.

La verdad es que no hay una bola de cristal que le permita a usted o a sus consultores definir todos los procesos y necesidades de antemano en un proyecto de implementación de ERP. Seleccione un buen socio de negocios y trabaje para definir sus metas y crear un proyecto por etapas que le permita ir desarrollando la solución en pasos pequeños pero seguros, con crecientes—pero realistas—expectativas de éxito.