Manejo de documentos adjuntos en Dynamics GP
10/02/18 13:27 Archivado en: Dynamics GP | Sistema
A partir de la versión 2013R2, Microsoft incorporó una nueva forma de adjuntar documentos en Microsoft Dynamics GP, llamada Administración de documentos adjuntos, o DocAttach en Inglés. DocAttach es una excelente funcionalidad que permite adjuntar todo tipo de documentos a registros maestros o transacciones en Microsoft Dynamics GP.
Configuración de DocAttach
La configuración de DocAttach permite establecer los parámetros básicos que controlan el comportamiento de esta funcionalidad. Entre los principales están:
- Permitir adjuntos (en esencia, encender/apagar la funcionalidad)
- Controlar el tamaño máximo permitido de los documentos adjuntos
- Permitir la eliminación de adjuntos (con una contraseña opcional)
- Permitir que los adjuntos de archivos maestros (por ejemplo, del cliente) fluyan por defecto a las transacciones que utilicen el ID maestro (por ejemplo, transacciones de ventas).
- Permitir enviar archivos adjuntos de un documento (de ventas, por ejemplo) vía correo electrónico.
- Definir atributos que se desean especificar para cada adjunto.
Uso de Doc Attach
Para anexar un documento a una transacción, por ejemplo, solo tiene que usar el botón "Adjuntar" que aparecerá en la barra de botones de la ventana de entrada de la transacción
La ventana de administración de adjuntos permite agregar documentos de todo tipo, verlos, y agregar descripciones y atributos según la configuración, como se muestra a continuación:
Es importante notar que Dynamics GP soporta dispositivos de digitalización (scanners) si se desea digitalizar directamente documentos físicos al sistema. Los adjuntos a registros maestros o transacciones en DocAttach son almacenados directamente en la base de datos SQL de Dynamics GP, eliminando así la necesidad de almacenar estos documentos en otro lugar o físicamente.
Para una demostración detallada de cómo funciona DocAttach, vea nuestro video publicado en nuestro canal de YouTube. En resumen, es una excelente funcionalidad que puede ayudarle a eliminar papeles y dar los primeros pasos hacia la transformación digital de su empresa.